Voor Gemeente De Bilt zoeken wij een Griffiemedewerker. Als griffiemedewerker ondersteun je de griffie en de leden van de raad en commissies op organisatorisch, secretarieel en administratief gebied.
Jouw verantwoordelijkheden

• Je ondersteunt de raad en de griffie secretarieel en organisatorisch.
• Je bereidt bijeenkomsten en vergaderingen voor, stelt de agenda op en maakt vergaderstukken gereed.
• Je publiceert raadsstukken en verwerkt ingekomen en uitgaande post volgens afgesproken werkprocessen.
• Je bent de spil in de afhandeling van vragen aan ambtenaren en het college.
• Je stemt af met de facilitaire dienst, de afdeling HR, de ICT-dienst en Financiën.
• Je beheert het raadsinformatiesysteem (RIS), verleent service op het gebied van het RIS en houdt de informatie up-to-date.
• Je bent het aanspreekpunt voor vragen van raadsleden en inwoners.

Je werkzaamheden maken onderdeel uit van de reguliere bedrijfsvoering binnen de bestaande organisatiestructuur.
Je maakt deel uit van het team, neemt deel aan interne overleggen en werkt onder dagelijkse aansturing van de verantwoordelijke manager.
De rol is structureel en vereist volledige inbedding in de organisatie vanwege continuïteit, kennisborging en nauwe samenwerking met interne stakeholders.
Jouw profiel

• Je hebt talent om nieuwe informatie en processen snel eigen te maken.
• Je haalt energie uit zowel inhoudelijk als secretarieel werk.
• Je bent stressbestendig, ook in drukke tijden en in de omgang met (soms boze) inwoners, raadsleden of ambtelijke collega’s.
• Je werkt nauwkeurig en georganiseerd.
• Je kunt zelfstandig werken.
• Je bent servicegericht.
• Je hebt affiniteit met politiek en politiek-bestuurlijke processen.
• Je bent enthousiast en leergierig.
• Je kunt prioriteiten stellen.

Organisatie
Je werkt voor inwoners, organisaties en bedrijven in de zes dorpen die samen de gemeente vormen.
De gemeenteraad en de griffie dragen bij aan het lokale bestuur. Je werkt in het hart van de lokale democratie en zit dicht op de politieke actualiteit. Geen dag is hetzelfde: het ene moment bereid je een raadsvergadering voor, het volgende help je een raadslid of zorg je dat belangrijke informatie op de juiste plek terechtkomt.
Je krijgt van dichtbij mee wat er speelt in de gemeente en welke onderwerpen belangrijk zijn voor inwoners. Je begrijpt hoe besluitvorming verloopt en onderhoudt contact met verschillende mensen binnen en buiten het gemeentehuis. Inwoners weten de griffie te vinden wanneer zij contact willen met de gemeenteraad of willen inspreken. Daarom werk je zorgvuldig, organiseer je goed en communiceer je gemakkelijk. Je voelt aan wanneer iets aandacht nodig heeft en je gaat professioneel om met vertrouwelijke of politiek gevoelige informatie.
Je komt terecht in een klein, hecht griffieteam met korte lijnen. Je werkt zelfstandig en kunt tegelijkertijd altijd terugvallen op je collega’s.

Functie-eisen

• Je hebt minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als griffiemedewerker of als medewerker bestuurssecretariaat met vergelijkbare werkzaamheden

Functie-wensen

• Je hebt aantoonbare werkervaring in de afgelopen 3 jaar met het zelfstandig uitvoeren van informatie- en besluitvormingsprocessen bij een gemeente
• Bij voorkeur ben je beschikbaar voor 36 uur per week
• Je bent bereid om op werkdagen fysiek op het gemeentehuis aanwezig te zijn
• Je hebt aantoonbare werkervaring met het beheren van raadsinformatiesystemen (RIS)

Extra Informatie

• Aantal uur 36
• ZZP mogelijk? Nee
• Thuiswerken mogelijk? N.t.b.
• Startdatum 01-11-2026