Proactief agendabeheer: je filtert en
prioriteert vergaderverzoeken, plant voorbereidingstijd in,
delegeert deelnames waar dat kan en zorgt dat alle vergaderstukken
vooraf klaarliggen.
Slim e-mailbeheer: je
beheert de inbox van de manager, filtert op prioriteit, handelt
zaken zelfstandig af en zet operationele vragen door naar de
afdeling.
Zakenreizen en bezoeken: je boekt en
organiseert (internationale) zakenreizen voor de manager en de
afdeling volgens de richtlijnen, stelt heldere reisoverzichten op
en bereidt de bezoeken van externe relaties voor.
Directe ondersteuning: je helpt bij het opstellen van
presentaties, bewaakt de actiepunten van de manager en jaagt
openstaande acties en deadlines binnen de afdeling proactief
na.
Spil van de afdeling: je bent het eerste
aanspreekpunt voor de medewerkers, signaleert wat er speelt op de
werkvloer en filtert de informatiestromen, zodat de manager zich op
de kernzaken kan richten.
Functie-eisen
Must-haves
Een afgeronde MBO+ of HBO-opleiding in een
secretariële of office-managementrichting (bijvoorbeeld
Schoevers).
Enkele jaren relevante
werkervaring als management- of directieassistent(e).
Uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse
taal, in woord en geschrift.
Goed overweg
kunnen met Outlook, Word, Excel en PowerPoint.
Uitstekende communicatieve vaardigheden en een
representatieve uitstraling.
Organisatietalent: je neemt initiatief, denkt in
oplossingen, houdt overzicht en schakelt snel.
Nice-to-haves
Ervaring in een technische, industriële of
internationale werkomgeving.
Ervaring met het
boeken en organiseren van internationale zakenreizen.
Ervaring met het ondersteunen van een grote afdeling met
hoogopgeleide professionals.
Vaardigheid in
het maken van professionele presentaties in PowerPoint.
Arbeidsvoorwaarden
Een bruto maandsalaris tussen € 3.200 en
€ 4.100 op basis van een fulltime dienstverband, afhankelijk van je
kennis en ervaring.
25 vakantiedagen en 8,33%
vakantiegeld.
Een reiskostenvergoeding en een
goede pensioenregeling.
Een persoonlijk
opleidingsbudget en ruimte voor cursussen en trainingen.
Altijd een vaste baan; geen tijdelijke
projecten.
Na een vooraf afgesproken periode
behoort een overname door de opdrachtgever tot de
mogelijkheden.
Een uitgebreid pakket aan
secundaire arbeidsvoorwaarden.
Volop
mogelijkheden voor persoonlijke en professionele
ontwikkeling.